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Règlement interne

Enregistrement au greffe des associations : Vol 10-Folio 28

 

REGLEMENT INTERNE DU CLUB DE METZ

 

 

Article I – Généralités

 

1. Le club est dénommé Soroptimist International club de Metz.

2. Le club a été fondé le 12 juin 1938, recomposé le 25 mars 1950 et ses statuts d’origine datent de 1950, modifiés en dernier le 17 décembre 2015.

3. Les limites territoriales du club sont fixées en accord avec les autres clubs Soroptimist de la région.

4. Le siège du club est à l’Hôtel Mercure-Centre de Metz, 29 place Saint-Thiébault.

5. L'année Soroptimist commence le 1er octobre.

Les réunions ont lieu les 1er et 3e lundi du mois à l’Hôtel Mercure, hormis les mois de juillet et août et sauf décision du bureau.

 

 

Article II – Buts

 

Les buts du club sont ceux que stipule l'article 2 des statuts du Soroptimist International, à savoir :

* maintenir un haut niveau de moralité dans les affaires, dans la profession et dans la vie en général ;

* promouvoir les droits humains et, en particulier, favoriser la promotion de la femme ;

* développer le sens de l'amitié et le sentiment d'unité entre Soroptimist de tous pays ;

* maintenir vivant l'esprit de service et de compréhension humaine, l’écoute et la bienveillance ;

* contribuer à l'entente internationale et à l'amitié universelle.

 

 

Article III – Ligne de conduite

 

La ligne de conduite du Soroptimist International et du club est de se préoccuper d'affaires internationales, nationales, régionales et locales en rapport avec ses programmes, tout en respectant une stricte neutralité confessionnelle et politique.

 

 

Article IV – Le club

 

A.   Catégories

 

a)    Membres

Les membres du club se répartissent selon l’article VI des statuts du club en :

1- membres actifs

2- membres seniors, c'est-à-dire les membres actifs ayant atteint l’âge de 75 ans.

 

b)    Amies

Selon l’article VII des statuts du club, elles sont admises :

-       malgré l’absence de profession ou d’exercice de celle-ci, en raison de leur personnalité ou du rôle joué dans des activités qui relèvent des buts du Soroptimist,

-       selon la même procédure que les membres actifs. Elles paient les mêmes cotisations, leur nombre ne doit pas dépasser 10 % des membres du club.

Les amies peuvent voter et sont éligibles à des fonctions au sein du club à l’exception des fonctions de présidente, vice-présidente et de déléguée ou suppléante.

 

B.   Acquisition de la qualité de membre

 

Peut acquérir la qualité de membre du club, toute candidate :

1. âgée d’au moins 21 ans,

2. exerçant une profession, une activité, ayant un statut, femme au foyer, à l’exclusion de la seule fonction politique, en application de l’article V des statuts,

3. dont la profession n’est pas représentée dans le club par un membre actif ou qui l’est par un membre faisant partie du club depuis plus de 5 ans. Toutefois, de façon dérogatoire, la candidate ne remplissant pas cette condition pourra être de façon exceptionnelle acceptée en qualité de membre avec l’accord de la majorité des membres du club,

4. dont la candidature a été agréée par tous les membres du club, selon la procédure d’admission ci-après indiquée en section C du présent article IV.

 

C. Procédure d'agrément d'une candidature

 

1. Les candidatures sont présentées par des membres du club à la présidente avec un bref curriculum vitae et une lettre de motivation de la personne à pressentir.

2. La présidente les soumet à la commission extension du club (si elle existe) puis, en cas d’avis favorable de la commission, au bureau qui émet un avis.

3. Lorsqu'une candidature est agréée par le bureau unanime, elle est soumise à l'ensemble des membres du club par voie de circulaire ou oralement.

Premier passage en lice (présentation de la candidate aux membres du club par la ou les marraine(s) en présence de la candidate, avec mention dans le compte rendu de cette réunion du club. En fait ce premier passage en lice n’est pas obligatoire et pourrait donc être supprimé, à condition toutefois que l’ensemble des membres du club ait connaissance de cette candidature et des qualités de la candidate. Il est conseillé d’inviter cette dernière à plusieurs réunions du club afin qu’elle découvre son fonctionnement et que les membres fassent sa connaissance.

Puis deuxième passage en lice (décision de l’ensemble du club réuni en réunion statutaire en l’absence de la candidate). En cas d’agrément, la marraine reçoit mission d’en informer sa « filleule » et de lui présenter en les lui expliquant les statuts et le règlement interne du club ainsi que les statuts de la Fédération Européenne et de l’Union Française, pour qu’après en avoir pris connaissance, elle confirme son acceptation.

4. Si une opposition – qui doit être motivée – se manifeste, elle doit être faite à la présidente seule, qui s'entretient avec la personne ayant formulé l'opposition. La présidente saisit ensuite son bureau des observations recueillies et délibère avec lui sur la décision à prendre, en présence de la ou des "marraine(s)" et sans perdre de vue la nécessité d'éviter les ferments de discorde. Cette opposition devra être manifestée, autant que faire se peut, avant le premier passage en lice de la candidate. Le bureau peut décider d'accepter l'opposition ou non suivant les arguments avancés. Les membres du club sont informés de la décision sans que les arguments soient révélés.

 

D. Réception d'un nouveau membre

 

Cette réception a lieu au cours d'une réunion statutaire du club. La présidente accueille le nouveau membre. Ses marraines (ou l'une d'elles) la présentent, en la situant sur le plan professionnel, social et personnel.

Le nouveau membre reçoit alors l'insigne Soroptimist, la barrette à son nom ainsi que les documents, statuts et règlement interne, qu'il n'a pas encore reçus. Le montant du droit d’entrée du nouveau membre prévu dans les statuts (Article XIII, 2) et le règlement interne de l’Union (Article XV, B, 6) et dans les statuts du club (Article XII, 1) est acquitté à l’Union par le nouveau membre. Ce dernier s'acquitte de la cotisation mensuelle du club, ce qui lui donne le droit de vote.

Le nouveau membre fera un exposé sur sa profession.

 

E. Perte de la qualité de membre

 

La qualité de membre se perd par exclusion, démission.

 

1. Exclusion : L'exclusion d'un membre peut être prononcée par le bureau du club :

* pour défaut d'assistance à cinq réunions au moins dans l'année Soroptimist, à moins que cette absence n’ait été autorisée par le bureau du club,

* pour défaut d'observance des statuts et de règlement interne après un avertissement écrit donné par la présidente au membre concerné et non suivi d'explications valables dans un délai d'un mois,

* pour défaut de paiement des cotisations après envoi par la trésorière du club d'un rappel par lettre recommandée (ou courrier électronique) resté sans effet pendant un délai d'un mois.

 

Un membre qui estime avoir été injustement traité peut s'adresser à la commission de médiation de son club, s’il en existe une ou à la commission de médiation de l’Union Française. La présidente du club peut aussi saisir la commission de médiation de son club pour tenter de trouver une issue amiable. En cas d’échec du processus de médiation, la commission d'arbitrage de l'Union Française peut être saisie par le membre, pour décision définitive dans le délai d’un mois après le constat de l’échec du processus de médiation.

 

2. Démission : La démission présentée par un membre doit faire l'objet d'une lettre adressée RAR ou d’un courrier électronique à la présidente du club, laquelle informera la présidente de l'Union Française dans les meilleurs délais (la démission en cours d'année Soroptimist n'entraînera aucun remboursement des cotisations qui restent dues pour l’année entière). Cette lettre de démission doit parvenir au club au plus tard le 15 Mai. Passé ce terme, le membre démissionnaire aura à payer sa cotisation annuelle pour la totalité de l’année suivante à l’Union. La démission peut être aussi verbale : dans ce cas, la présidente prend acte de la démission par écrit, LRAR ou courrier électronique qu’elle adresse au membre démissionnaire.

 

F. Réintégration

 

Toute personne qui a perdu la qualité de membre, pour quelque raison que ce soit, peut être réintégrée selon la procédure d’admission.

Si la réintégration est sollicitée dans un club autre que le club d'origine, celui-ci sera obligatoirement consulté.

 

G. Mise en disponibilité

 

Un membre en disponibilité est un membre qui a reçu une autorisation d'absence mais qui reste membre de son club.

Toute Soroptimist peut présenter à la présidente une demande écrite et motivée de mise en disponibilité. L'autorisation lui est donnée pour une période d’un ou deux ans, exceptionnellement renouvelable une fois pour une durée maximale de 2 ans par décision du bureau.

Un membre en disponibilité est tenu de payer la cotisation revenant à l'Union Française, ainsi qu'une participation aux frais de fonctionnement du club dont le montant est déterminé par le bureau.

Vote : pendant le délai qui lui est accordé, un membre en disponibilité n'a pas le droit de vote et n’est éligible à aucune fonction.

 

H. Transfert

 

Toute Soroptimist peut présenter à la présidente une demande écrite et motivée de transfert dans un autre club.

C'est la présidente du club d'origine qui, avec l'accord de son bureau, écrit à la présidente du club choisi, pour lui demander d'accepter le transfert de son membre sur lequel elle donne les renseignements d'usage (nom, profession, situation de famille, ancienneté dans le Soroptimist, fonctions ou mandats exercés…).

Le membre transféré doit être à jour de l’ensemble de ses cotisations.

La présidente du club choisi en fait part à son bureau et au club, puis confirme son accord par écrit. Le membre transféré fait dès lors partie du nouveau club.

Dans le cas où un membre transféré exerce la même profession qu'un autre membre du club d'accueil, celui-ci doit être avisé par courtoisie.

 

 

Article V – Bureau

 

1. Composition et fonctionnement

 

L'organe administratif et exécutif du club est le bureau composé de la façon suivante :  

* la présidente,

* la (ou les) vice-présidente (s) (1 ou 2),

* la secrétaire ou la secrétaire-adjointe, éventuellement,

* la trésorière

* une trésorière-adjointe, éventuellement,

* ainsi que 2 membres, comptant au maximum 1 membre senior.

Les adjointes assistent à toutes les réunions de bureau et ont voix délibérative.

Conformément à l’article XV du R.I. de l’U.F., la déléguée titulaire et la suppléante, la past-présidente pendant l’année qui suit son mandat et la présidente élue pendant la période qui précède son mandat assistent aux réunions du bureau avec voix consultative.

Les membres du bureau sont élus à bulletin secret par l'assemblée générale annuelle qui a lieu au printemps pour prendre leurs fonctions au 1er octobre suivant, sauf la secrétaire qui est choisie par la présidente ; sa désignation doit être approuvée par le club réuni en assemblée générale.

Des élections complémentaires peuvent avoir lieu lors d’une assemblée générale extraordinaire.

La durée du mandat est de deux ans non renouvelable immédiatement, à l'exception de celui de la trésorière, qui peut l'être une fois pour une période de deux ans.

Tous les membres du bureau ont le droit de vote. Les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés.

La présidente a toute latitude d'inviter à une réunion de bureau le ou les membres du club concerné(s) par l'ordre du jour, de même que la directrice de programme et son adjointe, les membres des commissions.

En cas d'empêchement de la présidente, les réunions de bureau sont présidées par une vice-présidente, la secrétaire ou un autre membre du club.

 

2. La présidente

Pour être éligible, la présidente doit être un membre actif, c’est-à-dire qu'elle doit avoir moins de 73 ans au 1er octobre de l'année où elle entre en fonction.

Elle doit être membre du bureau ou en avoir fait antérieurement partie, ou avoir assumé au sein du club ou au niveau de l'Union Française des responsabilités que le bureau juge suffisantes (ex : déléguée).

La présidente est élue par l'assemblée générale (Article IX du présent règlement interne) pour deux ans, à bulletin secret, à la majorité des deux tiers des votes des membres présents et représentés. Si cette majorité n'est pas atteinte, un second vote aura lieu à la majorité relative.

La présidente reçoit le collier – insigne de sa fonction – à la réunion statutaire d’Octobre. Elle le remettra à son successeur en fin de mandat.

La présidente est le représentant légal du club.

Elle est responsable personnellement, sur le plan juridique, des formalités à accomplir.

Elle en assume toutes les charges. A ce titre, elle représente le club, à l’extérieur ainsi que dans les actes de la vie juridique.

Avec l’appui des membres du bureau, de la directrice de programmes et des responsables des commissions techniques (Article VII de ce règlement), elle anime et coordonne toutes les activités du club, conformément aux buts et lignes de conduite du Soroptimist International. Elle assure la liaison entre tous les membres du club ainsi qu’entre le club et l’Union Française. En particulier, elle :

- préside et anime les réunions de son club,

- fixe la date et le projet d’ordre du jour des réunions de bureau,

- participe (ou se fait représenter) aux réunions statutaires des présidentes de l’Union Française et éventuellement à l’assemblée des déléguées,

- diffuse auprès des membres du club concerné les informations et documents qu’elle reçoit de l’Union Française.

 

3. La ou les vice-présidente(s)

La ou les vice-présidente(s) supplée(nt) la présidente dans toutes ses fonctions en cas d’empêchement de cette dernière

Si le club n’était plus pourvu de représentant légal (présidente ou vice-présidente), la vice-présidente régionale, jusqu’à l’élection d’une nouvelle présidente, assurera les fonctions de représentant légal ad hoc (actes juridiques de la vie courante, convocation d’une AG, signature des chèques…).

 

4. La secrétaire (et son adjointe éventuelle)

D’une façon générale, elle assiste la présidente et, si besoin, la trésorière dans la gestion du club. Plus particulièrement, elle :

- prépare avec la présidente et la trésorière l’ordre du jour de l’assemblée générale et des réunions,

- envoie les convocations aux réunions statutaires, aux assemblées générales et aux réunions de bureau, avec l’accord de la présidente,

- dresse les comptes rendus des réunions du club et transmet à la présidente et à la vice-présidente de l’Union Française ceux des réunions statutaires ainsi que les PV des assemblées générales,

- présente le rapport d’activités à l’assemblée générale du club, (le rapport moral est présenté par la présidente),

- adresse à la secrétaire nationale, à la date demandée, la liste des membres du club et la tient informée au fur et à mesure des modifications qui surviennent en cours d’année,

- tient le registre des délibérations des réunions,

- conserve les archives du club, autres que celles détenues par la trésorière, et notamment le registre des délibérations.

 

5. La trésorière (et éventuellement son adjointe)

Rappel : Les clubs et l’Union Française sont des associations, dotées de la personnalité juridique, indépendantes et autonomes. La Présidente et le bureau de l’Union Française n’ont aucune responsabilité au sein des clubs quant à leur gestion, leur comptabilité et le respect des règlementations en vigueur.

La trésorière, la trésorière adjointe et la présidente sont étroitement liées pour tout ce qui concerne les finances du club. Elles en rendent compte au bureau du club, organe administratif et exécutif.

Elles disposent de la signature sur les comptes bancaires ouverts au nom du club. La démarche bancaire est effectuée au vu du PV de l’AG qui les a élues.

 

La trésorière s'acquitte des tâches inhérentes à sa fonction. En particulier, en étroite liaison avec la présidente, elle assume la gestion financière du club que ce soit tant au titre des dons que du fonctionnement du club. Elle doit en conséquence informer la présidente à tout moment de l’état des finances du club, notamment en cas de proposition de dépense exceptionnelle hors budget prévisionnel.

La trésorière paie les factures et notes de frais, étant précisé que :

a) à chaque réunion du bureau, ce dernier - par décision à l’unanimité-  devra habiliter la présidente et la trésorière à encaisser les créances et régler les dettes, avec ou non leur double signature, sauf si le bureau dispense la trésorière de cette formalité pour l’année Soroptimist en cours ;

b) si notamment pour des raisons pratiques, il est fait choix de la simple signature de l’une pouvant se substituer à celle de l’autre, et convenu qu’en principe tout chéquier sera détenu par la trésorière, pour autant le responsable légal du club étant la présidente en exercice, aucune dépense et note de frais ne pourront être réglées par la trésorière sans avoir été visées préalablement par la présidente, l’une comme l’autre au cas de difficulté pouvant demander la réunion du bureau en urgence, si besoin est.

 

La présidente peut donner mandat global à la trésorière de régler les factures courantes sans son accord formel pour chaque paiement étant rappelé que cette délégation ne la décharge pas de sa responsabilité tant civile que pénale.

 

Ceci étant, plus particulièrement, la trésorière :

- établit un projet de budget prévisionnel qui sera soumis à l’approbation des membres à l’assemblée générale,

- appelle et perçoit - selon les modalités fixées par l’Article X de ce règlement interne- les cotisations qui sont dues par chaque Soroptimist, membre du club,

- transmet à la secrétaire de l’Union Française, au plus tard le 31 Octobre de chaque année, conformément à l’Article XIII, 3 du règlement interne de l’Union Française, la quote-part de cotisation du club sur la base de ses effectifs (membres en disponibilité inclus) déclarés par écrit avant le 30 Juin de l’année en cours, ainsi que les droits d’entrée, le tout en application de l’Article XIII des statuts de l’Union,

- établit les reçus fiscaux à charge pour chaque membre de lui en demander la remise en mains propres ou par envoi en ce cas contre défraiement postal, (le reçu fiscal ne peut être établi que pour la part de cotisation qui ne correspond pas à un avantage personnel des membres : ex : repas),

- présente lors de l’assemblée générale (et en cas de besoin lors de toute assemblée extraordinaire) le bilan financier de l’année Soroptimist en faisant apparaître séparément l’état du budget de fonctionnement, les redevances à l’Union, les dons reçus et effectués, ainsi que les prévisions budgétaires,

- conserve les documents et archives comptables.

L’Union Française prend en charge, exclusivement, les frais de déplacement de la présidente ou de la vice-présidente du SI Union Française, invitée par le club. Il est d’usage que les frais de séjour (hôtel, repas) soient pris en charge par le club.

Le club rembourse, sur justificatifs, les frais engagés à la déléguée titulaire (ou suppléante en cas d’indisponibilité de la déléguée titulaire) et à la présidente (pour la réunion annuelle des présidentes) les frais de transport et de séjour pour se rendre aux assemblées dont le montant est décidé par le club. (Ex : frais de transport en train 2éme classe ou avion au-delà d’une distance de 800 kilomètres et hébergement en hôtel IBIS ou équivalent).

Lors de la réunion d’octobre (si besoin est) une dotation financière est votée par le club pour défrayer la présidente des autres frais exposés.

L’exercice comptable Soroptimist commence le 1er octobre pour se terminer le 30 septembre de l’année suivante.

La trésorière assistée de son adjointe établit un rapport financier.

Deux réviseurs aux comptes sont désignés lors de l’AG pour contrôler les comptes de l’exercice.

 

Article VI – Représentation à l'Union Française

 

Le club est représenté à l'Union Française par la déléguée.

Une déléguée titulaire et une déléguée suppléante sont élues pour deux ans. La déléguée et sa suppléante peuvent être réélues une fois et élues à nouveau après une interruption de deux ans.

La déléguée ou sa suppléante assure la liaison entre le club et l'Union. Elle est mandatée par le club pour étudier les questions inscrites à l'ordre du jour du conseil des déléguées de l'Union. Elle exprime son vote, non selon sa conviction personnelle, mais selon le mandat qu'elle a reçu du club. Si une question non inscrite à l’ordre du jour est soulevée au cours d’un conseil, la déléguée peut décider d’en délibérer et de voter immédiatement sur cette question s’il ne lui parait pas nécessaire de consulter préalablement son club.

Elle présente à son club un rapport oral et écrit dont copie est remise à la secrétaire.

 

 

Article VII – Directrice de programme, directrice de programme adjointe et Commissions Techniques

 

Le club élit une directrice de programme et une directrice de programme adjointe. Il élit aussi les responsables des Commissions Techniques :

* Extension,

* Finances,

* Statuts et règlements,

* Bourses,

* Communication.

 

Les mandats, d'une durée de deux ans, sont renouvelables une fois.

 

Sous l’impulsion et le contrôle de la présidente du club, les directrices de programme et les responsables des commissions organisent et animent les activités du club, chacune dans son domaine. Elles assurent la liaison entre le club et l’Union Française dans leur champ de responsabilité propre. En particulier, elles se tiennent informées des directives de l’Union et sous le contrôle de la présidente elles en informent l’ensemble des membres du club. Elles répondent aux demandes de renseignements de l’Union et transmettent leurs rapports à l’Union sous le contrôle et après accord de la présidente du club.

 

La directrice de programme du club et son adjointe doivent avoir acquis, ou manifester la volonté d’acquérir, une solide connaissance des programmes, activités et projets du Soroptimist International, de la Fédération Européenne et de l’Union Française et, aux côtés de la présidente du club, communiquer aux membres du club le dynamisme et l’intérêt qu’elles leur portent. Elles doivent avoir également une bonne maîtrise des outils informatiques pour utiliser la base de données en ligne du Sorop International en tout ce qui touche aux PFR (Programme Focus Report).

 

D’une part, elles collaborent étroitement avec la directrice de programme de l’Union par le biais de mails, téléconférences, rapports et comptes-rendus pour s’informer des développements successifs des programmes de l’Union et rapporter à l’Union les activités et projets de leur club, ainsi que les problèmes qu’il peut rencontrer dans la réalisation de ces programmes.

 

D’autre part, elles assurent, sous le contrôle de la présidente du club, la liaison entre le bureau du club et les DP et DPA de l’Union, en tenant le bureau du club et tous ses membres très régulièrement informés de ce qui touche aux programmes. Elles transmettent des instructions pour la mise en œuvre des projets à l’ensemble du club lors de ses réunions statutaires, en s’appuyant notamment sur le matériel diffusé par la directrice de programme de l’Union, dans le but d’aider le club au développement et à la conception de projets.

 

Au début de leurs mandats la directrice de programme et la directrice de programme adjointe qui doivent travailler en étroite collaboration décident en concertation avec la présidente du club du partage de leurs tâches et en informent la directrice de programme et la directrice de programme adjointe de l’Union au cours du premier mois de leur mandat, ainsi que la vice- présidente de région et la présidente de l’U.F. Durant leur mandat, la directrice de programme et la directrice de programme adjointe doivent obligatoirement agir en collaboration avec la présidente du club. Elles participent aux réunions de bureau du club avec voix consultatives.

 

A la fin de leur mandat, elles transmettent sans délai à celles qui leur succèdent, les dossiers et documents essentiels afin de garantir la continuité du travail et restent disponibles si on a besoin les consulter.

 

 

Article VIII – Réunions du club

 

Le club tient au moins dix réunions au cours de l'année Soroptimist. Ces réunions statutaires ont lieu actuellement, sauf exception, les 1er et 3e lundi du mois et hormis les mois de juillet et août.

 

Article IX – Assemblée Générale

 

La réunion statutaire de printemps est l’assemblée générale prévue dans les statuts du club (Article X, 2) et qui précède, dans les délais réglementaires, celle du conseil des déléguées de l'Union Française.

 

Le projet d’ordre du jour, préparé par la présidente, comprend :

* l’adoption de l’ordre du jour,

* l’adoption du PV de l’AG précédente,

* les élections aux différentes fonctions,

* le rapport d’activités de la secrétaire (année N-1 arrêté le 1er octobre),

* le rapport moral de la présidente,

* le rapport de la trésorière sur l’état des finances du club, la présentation des comptes de l’exercice précédent (du 1er Octobre N-2 au 30 Septembre de l’année précédente N-1)

* le rapport des réviseurs aux comptes

* le quitus de gestion à donner à la trésorière et au bureau et l’approbation du budget prévisionnel,

* le vote du montant de la cotisation annuelle des membres du club,

* les rapports d'activité des membres chargés de fonctions, ainsi que l’état d’insertion de ces activités dans les programmes de l’Union,

* toutes décisions concernant la marche du club.

 

La présidente et le bureau déterminent les postes à pourvoir. Les appels à candidature sont faits par écrit au moins 3 semaines avant la date fixée pour l’assemblée générale. Les candidatures doivent parvenir par écrit à la présidente au moins 8 jours avant ladite date.

Le quorum exigé pour la validité de l’assemblée générale est des 2/3 des membres habilités à voter du club. Si le quorum n'est pas atteint, une seconde assemblée générale extraordinaire est réunie le plus rapidement possible, sans exigence de quorum.

Les décisions sont prises à la majorité des membres présents et représentés (habilités à voter). Les élections se font à bulletin secret, à la majorité des 2/3 des membres présents et représentés ; si cette majorité n'est pas atteinte, un deuxième vote a lieu  la majorité relative.

Le vote par procuration est admis, le mandataire ne pouvant recevoir plus de 2 pouvoirs. Le vote par correspondance n’est pas admis. Un pouvoir est joint à la convocation.

 

Seuls les membres du club à jour de leur cotisation sont habilités à prendre part au vote (à l’exclusion des membres en disponibilité).

 

 

Article X - Cotisations

 

  1. 1.    Cotisation à l’Union

Elle est appelée par la trésorière une première fois en juin puis une deuxième en septembre et doit être acquittée par les membres du club avant le 1er octobre de chaque année.

 

  1. 2.     Cotisations au club

Ces cotisations font l’objet d’un prélèvement mensuel. Le montant est fixé chaque année à l’Assemblée Générale.

Elles sont destinées à régler les repas pris et assurent le fonctionnement du club et la réalisation de ses principaux objectifs.

Les membres en disponibilité s’acquittent d’une cotisation annuelle, dont le montant est fixé chaque année à l’Assemblée Générale.

 

 

Article XI – Frais de déplacements

 

L'Union Française convoque :

* la déléguée ou sa suppléante une fois par an, au printemps,

* la présidente une fois par an, habituellement en octobre.

 

Les frais de déplacement sont remboursés, sur justificatifs, par le club comme suit :

* prise en charge du billet SNCF – 2ème classe – (ou avion en cas de distance importante)

* frais d'inscription

* chambre d’hôtel nuitée sur la base du prix d’un hôtel IBIS.

 

Éventuellement, le bureau pourra décider d'attribuer un montant forfaitaire pour d’autres frais. Tout autre déplacement fera également l'objet d'un accord avec le bureau.

Dans l’objectif de développer les liens entre les clubs, le bureau pourra décider d’attribuer un montant forfaitaire pour des déplacements d’autres membres du club de Metz, afin d’assister à des manifestations organisées par les clubs Soroptimist.

 

 

Article XII – Prévention des différends

 

Le Soroptimist ayant pour éthique l'amitié et la tolérance et prônant la paix, pour sauvegarder les bonnes relations et la bonne harmonie au sein du club et éviter des différends, il est expressément décidé qu'en cas de désaccord ou de différend entre membres du club quels qu'ils soient, aucune de ces divergences ne pourra être portée à la connaissance de l'ensemble du club avant d'avoir fait l'objet, au préalable, d'une démarche personnelle, verbale ou écrite, du membre en conflit avec le club ou l’un de ses autres membres, auprès de la personne avec laquelle il se trouve en désaccord pour permettre à ce dernier d'y apporter réponse, justification et solution.

 

 

Article XIII – Médiation

 

Dans le cas où cette tentative de règlement amiable viendrait à échouer et le différend à persister, si les parties en litige en sont d'accord, elles pourront avoir recours à la médiation.

Dans ce cas avec, si nécessaire, l'aide de la présidente et du bureau du club, elles se verront proposer un médiateur qui sera une Soroptimist ayant l'expérience requise, susceptible de concilier les parties (si possible faisant partie d’un club limitrophe). Le médiateur ne pourra être membre du bureau de l'Union Française, ou de la commission d’arbitrage de l'Union Française, ou de la commission des statuts du club ni de celle de l'Union Française. Les Soroptimist en conflit, ainsi que le médiateur et toute personne ayant participé à la médiation, sont tenues à la confidentialité sur tout ce qui se fait et dit pendant le processus de médiation.

Si, à l'issue de la médiation, un accord est trouvé, un protocole est rédigé et signé, dont un exemplaire sera remis à chaque intéressée. Si ces dernières en sont d’accord, un exemplaire en sera remis également au secrétariat du club pour archivage seulement. Dans le cas contraire, le médiateur ou l’une ou l’autre des parties informera par écrit la présidente de l’existence d’un accord mettant fin au différend, mais sans en donner les termes.

Les parties peuvent aussi renoncer à tout écrit et faire part à la présidente qu’elles ont trouvé un accord sans en révéler les termes.

Ce n'est qu'en cas d'échec de la médiation ou de désaccord sur ce mode alternatif de résolution des conflits que la commission d’arbitrage du club est saisie.

 

 

Article XIV – Commission d'arbitrage

 

En conformité de l'Article XVII des Statuts du club, il est institué une commission d’arbitrage du club.

Elle est composée d'une past-présidente et de 2 membres désignés par l'assemblée générale du club n'ayant aucune fonction à l'Union Française et n’ayant pas participé à la médiation préalable.

La procédure devant la commission suit les règles de la procédure civile avec respect du principe du contradictoire et de confidentialité.

Chaque partie communique à l'autre ses moyens et ses pièces avec un délai suffisant pour y répondre.

La décision est notifiée aux parties par la présidente de la formation arbitrale par LRAR avec rappel des modalités d’appel. 

L’appel de la décision de la commission d’arbitrage peut être interjeté par l’intermédiaire de la présidente du club conformément à l'alinéa 2 de l'Article XVII des statuts du club ou par le membre concerné, auprès de la commission d'arbitrage de l'Union Française.

La saisine de la commission d'arbitrage de l'Union Française a un effet suspensif.

 

 

Article XV – Date d'entrée en vigueur – Amendements

 

Le présent règlement interne a été approuvé à l'assemblée générale du 16 novembre 2015.

Il entrera en vigueur après avis de la commission des statuts de l’Union Française et approbation par le bureau de l'Union. Pour cela, il sera adressé sans délai à la présidente de la commission des statuts de l’Union.

Il pourra être amendé en assemblée générale, soit lors de l'adoption par l'Union d'amendements à son propre règlement interne, soit à la demande de la présidente du club ou du bureau.

Les amendements seront soumis à l'Union Française dans les mêmes conditions que le règlement interne.

 

 

Article XVI – Déclaration au Tribunal d’Instance

 

Toute modification aux statuts du club doit être déclarée selon les dispositions des articles 21 à 79 du Code Civil local de 1908 au registre des associations du Tribunal d’Instance.

Le club conserve le récépissé de la déclaration.

De même doit être déclaré dans les mêmes conditions et avec indication du siège du club, tout changement de présidente et de son bureau.

 

 

 

 

 

 

NB : Ce règlement interne, adopté lors de notre assemblée générale du 16 novembre 2015,.

a reçu l'avis favorable de la commission nationale des statuts en date du 9 décembre 2015,.

a été approuvé par le bureau de l’Union Française en date du 16 janvier 2016,pour application immédiate.